Kwaliteit begint bij de basis
Samenstellen 2.0 is een werkmethodiek die in 2019 in de hele organisatie is geïmplementeerd. In het hele proces staat ‘kennis van de klant’ centraal. Dit leggen we op een uniforme wijze vast in onze dossiers. Zo zijn we in staat voor onze klant zo optimaal mogelijk de jaarrekening samen te stellen en signaleren we eerder advieskansen.
Voor onze collega’s is het gemakkelijker om te volgen welke stappen een accountant heeft gezet in het samenstelproces, waardoor het werk ook makkelijker onderling overdraagbaar is.
Uniformiteit in werken
Onze werkwijze ‘Samenstellen 1.0’ was zeker niet verkeerd. Toch was het tijd voor verandering. Een kwaliteitsimpuls, uniformiteit van werken op onze 23 vestigingen en de implementatie van nieuwe technologieën in het samenstelproces waren hiervoor de aanleiding. Kort samengevat is dit Samenstellen 2.0.
Samenstellen 2.0 helpt onze collega’s in de samenstelpraktijk:
- beschikbare klantinformatie op een uniforme wijze vast te leggen;
- op basis van een risicoanalyse de juiste samenstelwerkzaamheden te verrichten;
- samen te werken met onze andere experts, zoals een belastingadviseur of personeelsadviseur.
We hebben daarnaast ook data-analyse geïmplementeerd in ons samenstelproces. Zo kunnen we heel eenvoudig inzicht krijgen in de door de klant gemaakte boekingen, krijgen we in één oogopslag een beeld van de btw-positie en zien we de geografische spreiding van de afnemers en leveranciers van onze klanten.
Niet alleen waardevol voor ons als accountant. Ook onze klanten hebben baat bij de soms verrassende uitkomsten van onze data-analyses.
In de praktijk
Op de vestiging Elst zetten partner Eric Revenberg en senior adviseurs MKB Amanda Büthker en Bram Turk zich er samen met het team vol voor in.
Eric vanuit zijn aansturende rol als partner en met de overtuiging dat we vanuit onze grondbeginselen kwaliteit moeten leveren. “In onze beroepsregels staat beschreven wat er in een dossier moet staan. Naast ons inhoudelijke werk, moeten ook onze dossiers op orde zijn en aan deze gestelde normen voldoen", aldus Eric.
"We zijn een groot kantoor en kunnen ons niet anders veroorloven. Daar moet iedereen van bewust zijn, van de partners tot iedereen op de werkvloer! Dat we deze kwaliteitsborging overal op dezelfde manier toepassen, helpt meteen ook bij de samenwerking tussen onze verschillende vestigingen”, geeft Eric aan.
Verandering vraagt om toewijding
“Natuurlijk waren er aanloopproblemen, maar elke verandering brengt dat met zich mee. Maar het viel mee. Dat komt ook, omdat we weten dat we dit moeten doen. We hebben de noodzaak duidelijk overgebracht op onze vestiging: willen we klaar zijn voor de toekomst en blijven voldoen aan de kwaliteit waarvoor we staan.
De maatschappij verwacht dat ook van ons. Dus moeten we ons deze werkmethodiek eigen maken”, geeft Amanda aan.
Bij zaken die wat lastiger waren, bedachten we met elkaar een oplossing, zodat iedereen er efficiënt mee vooruit kon.
Amanda is te typeren als een jonge, zeer gedreven professional. Met slechts 25 jaren jong is ze afgestudeerd aan de HAN en staat de post hbo opleiding AA en Belastingrecht op haar conto. Zonder doelgericht werken en een grote dosis motivatie was dat de sinds kort ingeschreven AA-accountant nooit gelukt. Met diezelfde karaktereigenschappen omarmt ze ook Samenstellen 2.0.
“We zijn er als vestiging vanaf het begin direct mee aan de slag gegaan. Je kan aankijken en afwachten welk effect het op je werkzaamheden heeft óf er direct mee aan de slag gaan. Dat laatste hebben we gedaan en daar is ook meteen iedereen op de vestiging bij betrokken", vertelt Amanda.
Ze legt uit: "Bij zaken die wat lastiger waren, bedachten we met elkaar een oplossing, zodat iedereen er efficiënt mee vooruit kon. Dit delen we dan ook weer met de afdeling kwaliteit & vaktechniek als input voor de rest van de organisatie. Verder ondersteunen Bram, Eric en ik de collega’s zoveel mogelijk, door klaar te staan voor vragen. Natuurlijk is zo’n verandering niet altijd makkelijk, maar met elkaar komen we er wel.”
