Officemanager
Zwolle
24 uur

Voor de vestiging Zwolle zijn we op zoek naar een Officemanager. Het gaat om een tijdelijke vacature ter vervanging van zwangerschapsverlof vanaf 1 september 2022 tot 1 februari 2023.

Hoe maak jij het verschil

We zoeken een proactieve, enthousiaste spil van de vestiging die gaat ondersteunen in de breedste zin van het woord. Je bent het visitekaartje van de vestiging.

Jouw rol

Je beantwoordt de telefoon, ontvangt bezoekers en voert secretariële werkzaamheden uit. Je ondersteunt de vestigingsleiding en de vaktechnische collega's op secretarieel gebied. Daarnaast beman je de receptie en ben je verantwoordelijk voor het gehele officemanagement.

Je voert de volgende secretariële werkzaamheden uit:

  • je verzorgt in- en uitgaande correspondentie;
  • agendabeheer;
  • uitnodigingen voor (telefonische) afspraken;
  • het bewaken van de administratieve afhandeling van vervolgafspraken n.a.v. besprekingen;
  • het beheren van de urenadministratie;
  • voorbereiden van declaratieoverzichten voor en stelt factuurspecificaties samen;
  • debiteurenbeheer;
  • archiveren van (vertrouwelijke) zaken en documenteert stukken;
  • het verzorgen van de vastlegging van aandachtspuntenlijsten debiteuren van de vestiging en bewaakt deze;
  • organiseren en notuleren van vergaderingen.

Je verricht de volgende (commercieel) ondersteunende werkzaamheden:

  • telefonisch te woord staan van klanten en collega's;
  • ontvangst van gasten op een enthousiaste en professionele manier;
  • het coördineren en plannen van bijeenkomsten en seminars;
  • optreden als gastvrouw bij vestigingsevenementen;
  • het verzorgen van uitgaande mailingen;
  • voorbereiding van offertes en correspondentie en bewaking van de voortgang;
  • je beheert en bent het eerste aanspreekpunt voor het klantinformatiesysteem;
  • genereren van overzichten uit het klantinformatiesysteem;
  • het regelen van kantooraangelegenheden (bestellingen, voorraden, etc.);
  • het samen met de vestigingsleider coördineren van de bezetting en de werkzaamheden van de receptie.

Wie ben jij

Door je daadkracht, zelfstandigheid en ervaring ben jij in staat om deze functie op een goede manier in te vullen. Je houdt van een gezonde dosis hectiek en gaat ook deadlines niet uit de weg. Er ligt een mooi pakket aan werkzaamheden klaar. Daarnaast is er ook alle ruimte voor eigen initiatief waarbij niet alleen jouw kennis, maar ook jouw karakter telt. Herken jij jezelf in deze omschrijving dan praten we graag verder over jouw karaktereigenschappen en jouw gedachten over de functie.

Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en een secretariële opleiding (bijv. directiesecretaresse, officemanagement, Schoevers) en hebt relevante secretariële werkervaring. Vanzelfsprekend is onze nieuwe collega representatief, accuraat en een kei in structureren

Wat bieden wij

Jij bent jij bij de Jong & Laan. We bieden je alle mogelijkheden om te groeien en jezelf te ontwikkelen. Zowel op persoonlijk als op vakinhoudelijk vlak. Vanzelfsprekend bieden wij jou als officemanager een marktconform salaris en een uitgebreid pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden dat past bij jouw niveau en ambitie.

De pluspunten van werken bij de Jong & Laan

  • Open cultuur; korte lijnen
  • Goede werk/privé balans
  • Verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief
  • Interessante mkb klanten
  • Jezelf kunnen zijn
Sollicitatieprocedure
  • Ontvangst bevestiging
  • Gesprek recruiter
  • Online assessment
  • Tweede gesprek
  • Contract aanbod

Dit zijn jouw nieuwe collega's

Meer weten over onze arbeids­voorwaarden?

Op deze vestiging kom jij werken
Zwolle