secretaresse/ officemanager (tijdelijk)

Hoe maak jij het verschil?

Onze vestiging in Apeldoorn kenmerkt zich door de informele en gezellige sfeer. Het teamgevoel is erg belangrijk en we zoeken dan ook iemand die bij ons past: een betrokken, sociale teamplayer met positieve en proactieve instelling. Op de vestiging zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd en zijn er circa 35 collega’s werkzaam. Naast een mooie MKB samenstelpraktijk hebben we in Apeldoorn een grote controlepraktijk, een fiscale afdeling en een veelzijdige afdeling personeel.

We zoeken een proactieve, enthousiaste spil van de vestiging die gaat ondersteunen in de breedste zin van het woord. Je bent het visitekaartje van de vestiging! Je beantwoordt de telefoon, ontvangt bezoekers en voert secretariële werkzaamheden uit. Je ondersteunt de vestigingsleiding en de vaktechnische collega's op secretarieel gebied. Daarnaast beman je de receptie en ben je verantwoordelijk voor het gehele officemanagement.

Je voert de volgende secretariële werkzaamheden uit:
- je verzorgt in- en uitgaande correspondentie;
- agendabeheer;
- uitnodigingen voor (telefonische) afspraken;
- het bewaken van de administratieve afhandeling van vervolgafspraken n.a.v. besprekingen;
- het beheren van de urenadministratie;
- voorbereiden van declaratieoverzichten voor en stelt factuurspecificaties samen;
- debiteurenbeheer;
- archiveren van (vertrouwelijke) zaken en documenteert stukken;
- het verzorgen van de vastlegging van aandachtspuntenlijsten debiteuren van de vestiging en bewaakt deze;
- organiseren en notuleren van vergaderingen.

Je verricht de volgende (commercieel) ondersteunende werkzaamheden:
- telefonisch te woord staan van klanten en collega's;
- ontvangst van gasten op een enthousiaste en professionele manier;
- het coördineren en plannen van bijeenkomsten en seminars;
- optreden als gastvrouw bij vestigingsevenementen;
- het verzorgen van uitgaande mailingen;
- voorbereiding van offertes en correspondentie en bewaking van de voortgang;
- je beheert en bent het eerste aanspreekpunt voor het klantinformatiesysteem;
- genereren van overzichten uit het klantinformatiesysteem;
- het regelen van kantooraangelegenheden (bestellingen, voorraden, etc.);
- het samen met de vestigingsleider coördineren van de bezetting en de werkzaamheden van de receptie.