Als stilzitten geen optie is

Preston Palace zet grote stappen op het gebied van digitale stuurinformatie

"Als kwajongen loop je tussen de gebouwen van het verlaten ziekenhuiscomplex en zie je een ketelhuis waarvan je droomt om daaraan te mogen sleutelen. Jaren later is dat een feit." Nog weer later mag Carlo Slag zichzelf eigenaar noemen van dit voor Nederlandse begrippen ongekend groot, uniek en bekend resort: Preston Palace.

Deze eigenschappen kwamen ook in het ‘coronajaar' goed van pas. Een jaar waarin stilzitten voor deze organisatie geen optie was en ze samen met de Jong & Laan grote stappen zette op het gebied van digitale stuurinformatie.

“Nu ben ik vrij analoog, maar toch was mijn wens om ’s morgens bij het binnenlopen in mijn kantoor in één oogopslag te kunnen zien hoe Preston Palace ervoor staat", vertelt Carlo. 

In één oogopslag zien:

  • Wat er gisteren gebeurd is. 
  • Hoe cijfers zich verhouden tot vorige week en vorig jaar. 
  • Hoe het bedrijf ervoor staat ten opzichte van het budget. 
Preston Palace, als stilzitten geen optie is | de Jong en Laan

Carlo licht toe: "Met hulp van onze IT consultant Jasper Visserman zijn we een traject aangegaan om alle informatiestromen met elkaar te verbinden en inzichtelijk te maken. Nog een hele klus, want met alle verschillende disciplines, kasstromen en leveranciers omvat dit bedrijf natuurlijk gigantisch veel data om te selecteren."

“Dat is gelukt”, zegt Jasper met een glimlach. "Op dit moment leggen we binnen onze afdeling van IT advies de laatste hand aan het HR-dashboard. Deze organisatie kent een omvangrijk personeelsbestand. Een belangrijke en grote stroom binnen deze organisatie, dus interessante stuurinformatie en zeer wenselijk om dit volledig inzichtelijk te hebben."

Naast de financiële stromen die al in kaart zijn gebracht in het financieel dashboard en het operationeel dashboard, verzorgt de Jong & Laan de:

Alle informatie op één plek

in het management dashboard

Het voordeel van de verschillende dashboards gebaseerd op één bronbestand (management dashboard) is dat iedereen voor zijn 'eigen tak van sport' de data kan inzien.

  • Carlo ziet de overall status.
  • Financieel manager Frans Veenstra krijgt de voor hem belangrijke financiële kengetallen in beeld.
  • Chantal Monsma heeft, als personeelsverantwoordelijke manager, straks alle HR-gerelateerde informatie inzichtelijk.

Toch kijken zowel Carlo, Frans als Chantal wel naar ‘hetzelfde’. Alle stuurinformatie wordt door koppelingen namelijk in één groot bronbestand geladen. Ze krijgen de actuele en relevante stuurinformatie visueel in kaart vanuit deze uniforme informatiebron. Dit scheelt enorm veel tijd en zo acteert iedereen op basis van dezelfde informatie. 

Minder risico op fouten

Carlo: “Hier komt bij dat ik van niemand afhankelijk ben in de aanlevering van informatie. Voorheen leverden verschillende managers diverse overzichten. Wilde ik inzicht, dan moest ik hopen dat de medewerker er op dat moment ook tijd voor had om het te leveren. Daarbij deed iedereen het op zijn eigen manier, wat een verhoogd risico op fouten en inconsistente informatie opleverde."

"Het dashboard is altijd actueel - deze wordt meerdere keren per dag automatisch vernieuwd."

Jasper vult aan: “Het dashboard haalt data rechtstreeks en gelijktijdig op vooraf vastgestelde momenten uit het financiële boekhoudpakket (Exact Globe), het Personeel & Salarissysteem (Nmbrs) en het reserveringssysteem (RM). We zijn niet meer afhankelijk van menselijke handelingen en de dashboards zijn altijd actueel.

Lees verder onder de afbeelding.

Klantcase Preston Palace | De Jong en Laan

Vertrouwen in cijfers

Carlo vervolgt: “Zien we nu een grote uitschieter, dan steken we snel de koppen bij elkaar om acties uit te zetten. Daarbij is mijn grote angst of de cijfers wel kloppen inmiddels van de baan. Al moet ik stiekem toegeven dat ik in het begin nog mijn oude bronnen ernaast hield. Het is toch even wennen, maar het vertrouwen groeit. Mede ook door het gemak en de snelheid waarmee nu alles inzichtelijk is."

"Wanneer ik een grafiekweergave aangepast wil hebben, is dit vrij gemakkelijk door te voeren. Doorgaans doet Frans dit zelf, maar als het echt lastig wordt, roepen we Jaspers hulp in. Dan is het wel fijn om iemand in te kunnen schakelen die ons goed kent, affiniteit met ons bedrijf heeft en door zijn gelijkwaardige opstelling past bij onze no-nonsens cultuur", zegt Carlo.

"En na tien jaar, eerst als controleleider en nu als IT consultant kent Jasper ons wel”, vult hij lachend aan.

"Ik kreeg bijna kippenvel van de mogelijkheid om in te zoomen tot aan de grootboektransacties toe."

Frans bevestigt dat de aanpassingen vrij eenvoudig te maken zijn. “Het ziet er visueel ook nog zeer professioneel uit. De afbeeldingen maken de complexe inhoud gemakkelijk leesbaar. En als financieel verantwoordelijke kreeg ik bijna kippenvel van de mogelijkheid om in te zoomen tot aan de grootboektransacties toe.”

Het roer werd omgegooid

want stilzitten is achteruitgang

Preston Palace over stuurinformatie | de Jong en Laan

In coronatijd toonde het scherm geen mooie opgaande grafiek. Het was akelig stil in het anders zo drukke resort. Toch liet het team van Preston Palace zich niet uit het veld slaan. Sterker nog, ze grepen deze periode aan om het roer van de ruim dertig jaar bestaande organisatie om te gooien.  

“De wereld verandert waardoor de houdbaarheidsdatum van ons concept was verstreken”, geeft Carlo aan. “Dat het tijd was voor een frisse wind hadden we eigenlijk al voor Covid-19 bedacht, maar deze omstandigheden maakten dat we dit proces konden versnellen."

"Deze periode hebben we dan ook gebruikt om alles te optimaliseren en aan te passen naar een vernieuwd concept, waarmee we beter kunnen inspelen op dagjesmensen of publiek dat voorheen stedentrips of korte vakanties boekte. Deze ommezwaai vraagt om een andere werkwijze en klantbenadering, dus we zijn druk met het heropleiden van onze medewerkers en managers", vertelt Carlo.

Beter plannen en budgetteren

Chantal: “Het nieuwe concept vraagt ook om een aanpassing in de personeelsplanning. Met het HR-dashboard zien we straks in één oogopslag wat onder andere de verhouding is van de bezettingsgraad ten opzichte van het aantal medewerkers. Daar kunnen we van leren en deze informatie is natuurlijk ook weg te zetten ten opzichte van de loonkosten en omzet. Informatie waardoor we straks nog beter in staat zijn om goed te plannen en budgetteren."

Inspelen op de veranderende samenleving

"In coronatijd wilde iedereen graag zijn steentje bijdragen en ‘iets’ doen om dit grote resort in stand te houden en te verbeteren. Zo had alles een opfrisbeurt gehad en hebben we zelfs met elkaar een van de restaurants een complete make-over gegeven. De een metselde, de ander verfde en weer een ander maakte schoon. Met elkaar staat er nu een compleet nieuw concept. En daar ben ik trots op!"

"Samen blijven we inspelen op de veranderende samenleving en willen we de gasten het wauw-effect laten ervaren."