Hoe automatisering van administratiewerkzaamheden Sans tijd bespaart

Modebedrijf Sans is al 32 jaar niet meer uit de Rijssense winkelstraat weg te denken, het is een begrip én een echte trekpleister. Naast de winkel, is ook de webshop van Sans populair: de grootste online kledingwinkel van Twente met zowel dames- als herenkleding van o.a. Only, PME Legend en Vero Moda.

In 2006 namen zoons Tom en Nick Sans het stokje van vader Herman Sans over. Tom richt zich vooral op de inkopen en de webshop, terwijl Nick de man van de HR-zaken is en veel in de winkel staat. Tom had al snel door dat de online uitbreiding een gat in de markt zou zijn. En dat bleek, toen ze 11 jaar geleden startten met de webshop.

Erik ter Haar
Erik ter Haar Vestigingsleider

Dappere keuze

Afgelopen jaar was Sans nog veelvuldig in het nieuws, toen ze als één van de eerste webshops in Nederland 2,95 euro retourkosten besloten te vragen. Het gratis retourneren van bestellingen was niet meer werkbaar en dat pakten ze aan. Een dappere keuze die goed bij het bedrijf past, vindt accountant Erik ter Haar:

“Op een gegeven moment werd het tijd om meer ondersteuning te vragen” 

“Sans liep hiermee echt voorop, waarna andere grote bedrijven hen volgden. Ik ben al 14 jaar betrokken bij Sans en ik ken het bedrijf als een nuchter en oprecht bedrijf."

Erik is trots op zijn klant: “We hebben goed en regelmatig contact met Tom en de samenwerking verloopt prima.”

Ondersteuning

Tom Sans magazijn

Met de groei van Sans neemt de Jong & Laan steeds meer zaken uit handen. Dat is nodig, want Tom heeft genoeg te doen: “Ik ben een soort ‘monitor’ van het bedrijf, ik check op fouten, ontdek dingen, zie kansen en daar ben ik de hele dag zoet mee.

We hebben 80 man in dienst en ik vind het belangrijk dat zij zichzelf ontwikkelen en fouten ontdekken. En op de drukke dagen? Dan sta ik gewoon in de hal met de rest in te pakken.”

Op een gegeven moment was het voor Tom dan ook tijd om de boekhouding uit handen te geven en om Erik om meer ondersteuning te vragen, dan alleen het opstellen van de jaarrekening. Automatiseren was nodig en assistent-accountant Cheryl Nijveld schoot te hulp.

Nauw betrokken

 “Wekelijks review ik de door Tom aangeleverde inkoopfacturen in het programma Smartbooqing. De facturen worden na mijn controle automatisch doorgezet naar het boekhoudprogramma. In dit pakket bestaat een koppeling met de bank, waardoor bankafschriften automatisch worden ingelezen. Tom kan uiteindelijk met 1 druk op de knop de facturen betalen. Hij is nauw bij de boekhouding betrokken en altijd op de hoogte van wat er speelt!”, aldus Cheryl.

“Even samen om tafel zorgt ervoor dat je elkaar aan het denken zet”

Naast de wekelijkse reviews vindt er ook een maandafsluiting plaats. Cheryl: “Ik zorg dat alles van die maand geboekt is en aansluit. Denk hierbij aan het saldo van de kas, openstaande posten en de controle op grootboekniveau m.b.t. kosten. Deze bespreek ik met Erik.”

Lees verder onder de afbeelding.

Sans winkel

Wederzijds vertrouwen

Aan het einde van de maand is er altijd contact met Tom om deze cijfers door te nemen. “Even samen met de gegevens erbij om tafel, zorgt ervoor dat je elkaar aan het denken zet. Over en weer zien we verschillende dingen die we bij elkaar toetsen,” vertelt Tom. Ideaal, zo zijn ze altijd up to date, kunnen ze bijsturen waar nodig en komt Sans niet voor verrassingen te staan.

Het wederzijdse vertrouwen is heel belangrijk. “De administratie is zover mogelijk geautomatiseerd en als er issues zijn met betalingen, neem ik zelf contact op met de leveranciers van Sans,” aldus Cheryl. Dat is voor Tom efficiënt en bespaart hem flink veel tijd.

Toekomst

Nu de administratiewerkzaamheden zo mooi zijn geautomatiseerd, is het zaak dit op andere vlakken ook toe te passen. Sinds kort doet de Jong & Laan daarom ook deels de loonverwerking voor Sans.

Er wordt gekeken naar een koppeling tussen de systemen, wat leidt tot inzicht in zowel personeelszaken als de administratie. De eerste groep personeelsleden is overgezet, maar we hebben nog een flink aantal te gaan! Een mooie uitdaging en investering, die straks zorgt voor kostenbesparing en veel gemak.  

Ook samen met de klant een stap verder?