Samen bouwen
De manier waarop we deze werkwijze ontwikkelden en eigen maakten, enthousiasmeerde Ramon: “Een eerste stap wordt vaak gezet, maar het vervolgens met elkaar oppakken, uitvoeren en borgen is een tweede. De gedragenheid is groot, omdat we het met elkaar doen en we continu blijven verbeteren."
"We borgen dit o.a. door onze weekstart bij het bord en ons maandelijkse vestigingsoverleg. We bespreken dan meer dan de status van de werkzaamheden: wat gaat goed en wat kan beter?”, licht Ramon toe. “Er wordt echt gespiegeld en de inzichten verwerken we weer in het proces”, aldus fiscalist Bert Klunder.
Bert laat de werkprocesplaat zien. "Zo lijkt de werkwijze heel statisch weergegeven, maar niets is minder waar. Het is een continu proces om de optimale werkwijze te creëren", vertelt hij.
"Het werk is nu logischer op elkaar afgestemd, waardoor we dubbel werk en irritaties zoals ‘als we dat eerder hadden geweten’ voorkomen."
"Bij het vormgeven vroegen we alle collega’s wat er op welk moment nodig is om het werk goed uit te voeren. Zo ontstond er inzicht in optimale afstemmingsmomenten en doorlooptijden. Het werk is nu logischer op elkaar afgestemd, waardoor we dubbel werk en irritaties zoals ‘als we dat eerder hadden geweten’ voorkomen", legt Bert uit.
Hij vult aan: "Een voorbeeld is dat de fiscalist nu eerder bij het samenstelproces in beeld komt en daardoor zaken aan de voorkant direct kan tackelen. Dit voorkomt dat de fiscalist in een later stadium opnieuw tijd kwijt is aan uitzoekwerk en/of verwerken van gegevens. En de klant heeft het voordeel dat de aangiften eerder klaar zijn, omdat meteen de juiste stukken aangeleverd worden, voordat het aangifteproces gestart wordt. Dat maakt dat we in één afspraak met de klant zijn jaarrekening en belastingaangifte kunnen afronden. Zo ontstaat er ook meer tijd om met elkaar vooruit te kijken."